Dokumentation är ett begrepp som har många infallsvinklar och klingar nog väldigt olika i olika personers öron. Dokumentation kan ses som abstrakt och faktabaserat men det kan även vara summeringar, indikationer och avvikelser.
Inom ytbehandling är det viktigt att dokumentera ett antal standardiserade parametrar kring material och under arbetets utförande. Dessa parametrar kan ge vägledning om orsak i det fall ytbehandlingen inte uppvisar det tänkta resultatet. Dokumentationsutformning och parametrarna är ofta specificerade i kravhandlingen för utförandet.
Dokumentation bör innehålla uppgifter som:
- Ritningar och Områdeskartor
- Målningsprogram inkl datablad
- Mätvärden vid utförande (grundkontroll / tilläggskontroll)
- Foton från arbetsmoment under utförandet, avvikelser etc
- Drift och skötselinstruktioner – hur skall konstruktionen hanteras för att den skall kvarstå i det tänkta skicket
- Reparationsförfarande vid skador
Utformning av dokumentation
Det som kravhandlingar oftast inte reglerar är lite mer övergripande information som ger en framtida ansvarig (konstruktionsansvarig, besiktningsman mfl) en uppfattning om projektet som utförts. Exempel på dessa rubriker är:
- Uppdragsbeskrivning – Vad är det som omfattas
- Tidsperiod – Ger läsaren en uppfattning om förutsättningar
- Utförande – Allmän beskrivning av hur arbetena utförts
- Summering – Hur man upplevt arbetena (utmaningar, Avvikelser, Ändring)
Dokumentation bör utformas så att den är lättillgänglig och spårbar. Den bör delas upp i delar (kapitel, mappar etc). Ytbehandlingsdokumentation kan vara digital eller utskriven, men för att förhindra förlust och underlätta arkivering bör sparas digitalt.
Dokumentation är så mycket mer än den samling dokument som utgör slutredovisningen. Dokumentation av viss typ bör vara en självklarhet internt inom den egna organisationen för att utveckla och förbättra utförande – vilket leder till utveckling och att erfarenheter omhändertas.
Okunskap gör att det missas att dokumentera det som ofta anses som självklart under utförandet men som senare kan vara svårverifierat. Planera och förenkla dokumentation för att verifiera framdrift och utförande – då blir det ett hjälpmedel.
Dokumentation av brandskydd
Dokumentation kan framställas utan att skriva så mycket text och kan förenklas avsevärt om mallar och blanketter används. Checklistor och innehållsförteckning är bra för att förhindra att något missas.
- Vid processens start – tänk igenom syftet och målbilden med dokumentationen
- Hitta lätta system som funkar för dig och ert team – anteckningsblock i fickan/ på mobilen
- Rapportera in kontinuerligt – Dokumentation är ett levande dokument
- Ha avstämningar regelbundet – En gång för mycket är bättre än en gång för lite
- Checklista för utförande och kontroller
- Rutinbeskrivningar
- Foton före och efter – är en billig försäkring vid en tvist!
Genom en väl utformad dokumentation blir det avsevärt lättare att planera och budgetera för nästa jobb och underhåll.
I samband med brandskyddsbeläggning är det särskilt viktigt med dokumentation då det är strikt kopplat till funktionen för brandskyddet. Det börjar redan vid planeringen av brandskydd då det är viktigt att brandsäkra för den tid och typ av brand som avses.
Brandskyddsdokumentation måste innehålla en mängd uppgifter för att kunna verifiera att funktionen är den föreskrivna. Många av parametrarna går inte att återskapa med mindre än att göra om utförandet, om dokumentation saknas. Tex gäller det för i de fall där man har både rostskyddssystem och brandskydd i en och samma ytbehandling. För att brandklassningen skall kunna verifieras måste produkterna i rostskyddssystemet vara anpassade för brandskyddet och applicerade enligt specifikation. Detta måste kunna styrkas för att den slutliga brandklassningen skall kunna göras.
Reparation av skador i ett brandskyddssystem är strikt beroende av dokumentation både i avseende av färgprodukt samt tjocklek. Det är särskilt viktigt att för ytor som är brandskyddsmålade dokumentera förhållanden som kan ödelägga brandskyddet tex sanering, mekanisk påverkan mm
Sammanfattning
Dokumentation är så mycket mer än den samling dokument som utgör slutredovisningen. Dokumentation bör ses som användbart och en tillgång. Det är viktigt att tidigt i planeringen av ytbehandling av ett objekt tydliggöra förväntningen dokumentation. Besvikelsen kan vara stor om förväntade parametrar inte finns dokumenterade. Ofta är avvikelser i underlaget, tvättad yta, förbehandlad yta samt kontrollmätningar det som dokumentationsredovisning av ett ytbehandlingsprojekt skall innehålla. Dokumentationen bör ge en helhetsbeskrivning av det utförda för att kunna ge vägledning vid hantering och utveckling av produkten (konstruktionsdelen).
Exempel på enkel dokumentationstyp för ytbehandling är bilddokumentation. Det kan vara en stor hjälp vid beskrivning av framdrift, tvist och olycka. Brandskyddsmålning kräver noggrann dokumentation för att kunna verifiera att den överensstämmer med det föreskrivna. Dokumentationsparametrar är i vissa fall omöjligt att verifiera i efterhand då ytan är tex övermålad.
Författare
Daniel Persson, Auktorisation för Rostskyddsmålning
